Digitalizacion Documental

La digitalización documental más allá de pasar papel a la nube

La digitalización documental es una de las soluciones de innovación tecnológica más utilizada, pero a su vez, menos conocida en el sector empresarial.

Por que si bien todas las empresas están aplicando éste proceso en todas sus áreas, existen aún muchas sociedades que no saben como sacarle el mejor partido a todas las variantes y beneficios, tanto logísticos como económicos, que nos facilita la digitalización documental.

La digitalización documental más allá de transformar información analógica en digital, nos permite el despliegue de una serie de procedimientos, que son los que verdaderamente van a tener un impacto positivo en nuestro ROI y en la agilidad operativa.

Por supuesto, todo esto va a depender del proveedor y consultor tecnológico que se tenga contratado.

En el sector Seguros, el 86% de las aseguradoras afirman que la digitalización les permitirá alcanzar sus objetivos de negocio en los próximos 5 años, pero sólo el 46% consideran que no cuentan con herramientas de análisis de adopción digital adecuadas. Fuente: Estudio AXIS CORPORATE, Marzo 2016.

¿Qué es la digitalización de documentos?

En términos generales, el proceso de digitalización de documentos consiste en transformar información física en digital, por medio de un scanner de alta resolución, que captura con precisión exacta todos y cada uno de los componentes que constituye el documento físico original, en un tiempo récord.

Mayormente se utiliza para almacenar y controlar la accesibilidad del flujo de información de una forma segura y ágil. Pero si se cuenta con los programas y un proyecto de gestión adecuado, existen muchas otras opciones que suman en la operativa y economía de la empresa.

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Optimización de tiempo, ahorro en recursos y reducción de la huella ecológica, (lee también: ¿Cómo la tecnología está salvando a nuestro planeta?) son sólo tres maneras en que la digitalización documental ayuda a potenciar los procesos de dentro de las empresas, esto sumando a una buena estrategia de transformación digital, que se desarrolle una vez subidos los datos en la nube.

Por ejemplo, que te permita sincronizar el proceso de digitalización con el ERP de la empresa, escaneando todos los datos de facturación al momento, e integrándolos directamente en la contabilidad de la empresa.

Realizar esta y muchas otras opciones de digitalización de gastos, disminuyen la participación del personal administrativo, dejando tiempo libre para otras actividades más productivas para la empresa.

Es importante confirmar que estos software estén certificados por la Agencia Tributaria Española (AEAT) para que los archivo digitalizado mantengan el mismo valor que el original.

El sector tecnológico cada vez se va sofisticando y ofreciendo diferentes alternativas para mejorar y optimizar los procesos en las empresas. En cuanto a la digitalización, las opciones se encuentran al alcance de todos, sólo es necesario informase un poco y contar con un buena empresa consultora que te aporte soluciones a medida.

Por Carlos D. Polanco